Participatie en de Omgevingswet

Participatiewijzer voor initiatiefnemers

De participatiewijzer is gemaakt voor iedereen met een plan, een idee of een initiatief dat een groter gevolg heeft voor de leefomgeving. Het is belangrijk dat u als initiatiefnemer inwoners, ondernemers of instellingen betrekt bij de uitwerking van uw plan. De participatiewijzer helpt u de juiste personen te betrekken en het juiste gesprek te voeren. Zo zorgt u voor een goed participatietraject.
Bij kleinere plannen, zoals bijvoorbeeld het plaatsen van een dakkapel, zien we graag dat u uw directe buren informeert.

Bekijk de digitale versie (PDF, 795.0 kB)

De voorbereiding

Maak een overzicht van alle belanghebbenden

Maak een overzicht van iedereen die mogelijk iets merkt van uw plan. Bijvoorbeeld door op een kaart een cirkel rondom uw plan te tekenen. Hoe groot deze moet deze cirkel zijn? Dat bepaalt u op basis van bijvoorbeeld de gevolgen van uw initiatief op uitzicht, geuroverlast, geluidsoverlast en milieugevolgen. De inwoners in deze cirkel zijn uw direct betrokkenen. Hoe groter de gevolgen van uw initiatief of project, hoe groter de groep van direct betrokkenen.
Er kunnen nog andere belanghebbenden zijn waarvan u graag de mening wilt horen. Zoals de bewonersverenigingen, sportvereniging, ondernemers, een milieugroep, belangengroepen of een maatschappelijke instelling. Dit zijn uw indirect betrokkenen. Schrijf deze ook op.

Beschrijf voor iedere belanghebbende zijn of haar mogelijke mening of belang

Om een goed gesprek met belanghebbenden te voeren, is het belangrijk om te weten welke belangen er zijn. Belanghebbenden kunnen blij zijn met uw plan. Maar uw plan kan ook zorgen voor weerstand. Beschrijf goed alle gevoeligheden en meningen. Dit blijft natuurlijk uw eigen inschatting. Geef hierbij ook aan of en hoe de belanghebbenden geraakt worden door uw initiatief. Welke gevolgen heeft uw plan op de belanghebbenden. Zoals bijvoorbeeld een verlies van uitzicht, zon of privacy. Een verandering in het landschap of geluidsoverlast.

Wat zijn de gevolgen van uw initiatief op de omgeving?

Heeft u te maken met veel belanghebbenden en veel gevoeligheden? Dan heeft uw plan grote gevolgen voor de omgeving. Het bouwen van een appartementencomplex, de aanleg van een zonnepark of kinderboerderij heeft bijvoorbeeld vaak meer gevolgen voor de omgeving.

Kunnen belanghebbenden nog meedenken?

Bepaal of de belanghebbenden nog ergens over kunnen meedenken. Kunnen zij nog meedenken om eventuele overlast of verlies aan uitzicht, zon of privacy te verminderen? Kunt u samen met belanghebbenden uw plan verbeteren? Dit zijn vragen die u vooraf beantwoordt. Houd ook rekening met de wet- en regelgeving voor uw plan. U bepaalt dus vooraf waarover belanghebbenden nog kunnen meedenken of meebepalen. U zorgt hiermee voor duidelijkheid voor uzelf en de belanghebbenden.

In gesprek

Maak een participatieplan

U weet nu waar belanghebbenden over mee kunnen denken of bepalen. Nu maakt u een plan. In dit plan geeft u aan hoe u in gesprek gaat met alle belanghebbenden. Dit kan op verschillende manieren. U kunt persoonlijke gesprekken voeren of bijvoorbeeld een buurtbijeenkomst organiseren. U kunt ook kiezen voor een onafhankelijke gespreksleider.

Het plan verschilt per initiatief

De aanpak is groter bij een plan met grotere gevolgen voor de omgeving. U kunt te maken krijgen met weerstand, gevoeligheden of tegenstrijdige belangen. Dit noemen wij een groot initiatief. Denkt u dat u een groot initiatief heeft? Dan adviseren wij om contact met ons op te nemen voordat u aan de slag gaat. Met de gemeente spreekt u uw initiatief en alle eerdere stappen door.

In gesprek met belanghebbenden

Communiceer duidelijk over de participatie aan alle betrokkenen. Wanneer gaat u met ze in gesprek en op welke manier? Heb aandacht voor de belangen, zorgen en bezwaren. Geef aan op welke punten ze mee kunnen denken en besluiten. En op welke punten die ruimte er niet is en waarom. Maak tot slot goede afspraken over het vervolg.
Bij grote initiatieven kan het handig zijn om een onafhankelijke procesbegeleider te gebruiken. Deze procesbegeleider zorgt voor een goed gesprek waarin iedereen kan zeggen wat hij vindt. De procesbegeleider is er voor alle deelnemers aan het gesprek.

Maak een verslag van het participatietraject en de uitkomsten

Maak een kort verslag van alle bezwaren, zorgen, ideeën, opmerkingen en de gemaakte afspraken. Schrijf ook op of u wel of niet uw plan aanpast op basis van alle opmerkingen. Voor de individuele gesprekken kun u het invulformulier (PDF, 83.8 kB) gebruiken. U stuurt uw verslag naar alle belanghebbenden. Vraag om een schriftelijke reactie op het verslag en geef aan wanneer u deze reactie wilt ontvangen. Leg ook deze reactie vast in het verslag door deze letterlijk over te nemen. Maak duidelijk van wie welke reactie is.

Laat betrokkenen weten wat u met hun opmerkingen gaat doen en waarom

Zijn belanghebbenden het na het participatietraject nog steeds niet eens met uw plannen? Leg dan uit wat u met hun bezwaar gaat doen en waarom. Doe dat ook als u niets aan dat bezwaar kunt doen, bijvoorbeeld door wettelijke eisen of beleid van de gemeente.
We adviseren u om aan alle belanghebbenden te laten weten wat de uitkomsten zijn van het participatietraject. Laat daarbij ook weten welke stappen u verder gaat nemen. Stuur deze terugkoppeling ook aan belanghebbenden die niet aanwezig waren bij de informatieavond of bijeenkomst.

Groot initiatief: stel eventueel uw participatieplan bij

Soms loopt het anders dan gedacht. Door nieuwe inzichten kan het participatietraject voor uw plan veranderen. Maar ook het participatietraject zelf kan anders lopen. Als bijvoorbeeld de meningen van belanghebbenden toch anders zijn dan u dacht. Tot slot kunnen belanghebbenden van gedachte veranderen of kunnen nieuwe belanghebbenden in beeld komen. Pas uw aanpak en overzicht van belanghebbenden aan als dit nodig is.

Indienen vergunningaanvraag

Vraag uw vergunning aan

Heeft u de participatie met belanghebbenden goed afgerond? Dan moet u het verslag bij een aanvraag voor een omgevingsvergunning of plan voor herziening van het omgevingsplan indienen. We ontvangen dan ook graag een korte samenvatting van het participatieproces en de uitkomsten ervan. Beantwoord in het verslag van uw participatieproces de volgende vragen:

• Heeft u alle belanghebbenden gesproken?
• Hoe zijn de gesprekken met omwonenden en andere partijen verlopen?
• Waren er spanningen?
• Zijn er bezwaren die bij meerdere omwonenden leven?
• Heeft u op basis van de gesprekken uw plan aangepast en zo ja met welke aanpassingen?
• Welke wensen of reacties heeft u niet in uw plan verwerkt en waarom niet?
• Stuur ook eventuele presentaties, versies van uw plan en andere manieren van communicatie met uw verslag mee. Hierdoor heeft de gemeente een goed beeld van het doorlopen proces.

Blijf belanghebbenden informeren

Soms kunt u meteen aan de slag met de uitvoering van uw plan. Soms is er nog een vervolgproces. Hoe uw traject ook verder gaat, blijf altijd de belanghebbenden informeren. Geef bijvoorbeeld aan wanneer u start met de bouw en waar men terecht kan met vragen of klachten.

Wettelijke mogelijkheden belanghebbenden

Omwonenden en andere belanghebbenden kunnen zienswijzen indienen tegen omgevingsplannen en bezwaar maken tegen bouwplannen. De gemeente neemt dan een besluit over deze bezwaren. Mocht een omwonende het daar niet mee eens zijn, dan kan er beroep in worden gesteld bij de rechtbank. Met een goed participatietraject hoopt u dit te voorkomen.

Participatiewerkwijze voor belanghebbenden

Stel, ze gaan een nieuw appartementencomplex tegenover u bouwen. Of misschien krijgt u te maken met grotere projecten zoals een zonnepark. Dit zijn allemaal initiatieven. Het kan zijn dat u te maken krijgt met initiatieven van anderen en hier meer over wilt weten. Dan bent u een belanghebbende. U kunt gebruik maken van deze werkwijze als u betrokken wilt worden bij het initiatief. Of u het er mee eens bent of niet.

Bekijk de digitale versie (PDF, 397.9 kB)

De voorbereiding

Er is een plan of initiatief in uw wijk/buurt

Iemand heeft een plan of initiatief in uw wijk of buurt. U kunt dit op verschillende manieren horen. Via de initiatiefnemer, buren, de krant, een nieuwsbericht of sociale media.

Welke informatie is beschikbaar?

U wilt graag meer weten over het initiatief. U kunt actief op zoek gaan naar informatie, in kranten of op het internet. U kunt ook contact opnemen met de initiatiefnemer. Bijvoorbeeld aan uw buurman vragen hoe groot zijn aanbouw wordt en hoe dicht deze op de erfgrens komt te staan. Of waar het zonnepark komt te liggen en om hoeveel panelen het gaat. Met deze informatie kunt u bepalen wat u van het initiatief vindt.

Bepaal wat u vindt van het initiatief

Heeft het plan van de initiatiefnemer gevolgen voor uw leefomgeving? Heeft u door de plannen bijvoorbeeld minder uitzicht, zon of privacy? Verandert het landschap? Of heeft u straks overlast door het initiatief? Zorg dat u weet wat voor u de voor- en nadelen zijn van het initiatief.

In gesprek

In gesprek met initiatiefnemer

De initiatiefnemer kan u uitleg geven over zijn plan. We vinden het belangrijk dat initiatiefnemer en belanghebbenden hierover vroeg met elkaar in gesprek te gaan. Als belanghebbende kunt u aangeven wat u van het plan vindt.
Het is niet altijd mogelijk om iedereen tevreden te stellen, maar als duidelijk is wat iedereen van de plannen vindt, kan daar zoveel mogelijk rekening mee worden gehouden.

Een goed verslag

De initiatiefnemer maakt een verslag van alle gesprekken die hij of zij met belanghebbenden heeft. Heeft u opmerkingen op dit verslag, geef dit dan duidelijk aan bij de initiatiefnemer.

De aanvraag en het besluit

Indienen van de aanvraag door initiatiefnemer

Na het participatietraject kan de initiatiefnemer zijn vergunningaanvraag of plan voor herziening van het omgevingsplan indienen. Het verslag met uw reactie hoort veelal bij deze aanvraag. Ook maakt de initiatiefnemer een samenvatting van het participatieproces. Dit helpt bij het nemen van een besluit.

Het besluit en vervolgtraject

Op onze pagina bekendmakingen vindt u de besluiten van de gemeente. De initiatiefnemer zal u informeren over wanneer hij gaat starten met de bouw en voor welke overlast dit zorgt. U kunt ook zelf contact opnemen met de initiatiefnemer. Doe dit ook wanneer u vragen of klachten heeft. Komt u er met de initiatiefnemer niet uit, neem dan contact op met de gemeente.

U bent het niet eens met het initiatief, wat nu?

Het kan zijn dat u het niet eens bent met een besluit van de gemeente over een initiatief. Bij de publicaties van de besluiten staat uitgelegd wat de mogelijkheden zijn voor zienswijzen, bezwaar en beroep.